Der Anlass war ein Text, an dem ich vier Tage saß und der am Ende drei Absätze lang war. Nicht weil er schwer gewesen wäre, sondern weil ich ihn nie länger als zwanzig Minuten am Stück angesehen habe. Dazwischen lagen ein Postfach, zwei Rückrufe, eine Anmeldeliste und der Blick auf ein Telefon, das gar nicht geklingelt hatte.
Ich leite Kurse, in denen es um Aufmerksamkeit geht, und arbeite im Büro so, wie ich es niemandem empfehlen würde. Also habe ich vierzehn Arbeitstage lang das Gegenteil versucht, mit festen Regeln, einem Zettel für die Strichliste und der Verabredung mit mir selbst, auch die Tage aufzuschreiben, an denen ich die Regeln breche.
Was folgt, ist das Protokoll: die Regeln, die Messgrößen, die Zahlen aus zwei Wochen, die fünf Tage mit Regelbruch und die Teile, die im gemeinsamen Büro nicht funktioniert haben.
- Zeitraum: vierzehn Arbeitstage, gewöhnliche Bürowochen ohne Kursblock
- Regeln: sechs Stück, vorher aufgeschrieben und im Team angekündigt
- Gemessen: Selbstunterbrechungen, Fremdunterbrechungen, längste Einheit, erledigte Aufgaben, ein Wert am Abend
- Gebrochen: an fünf von vierzehn Tagen, davon zweimal aus gutem Grund
- Das deutlichste Ergebnis: die Unterbrechungen kamen überwiegend von mir selbst
- Was sich nicht bewegt hat: die Zahl der abgeschlossenen Aufgaben pro Tag
- Was blieb: zwei von sechs Regeln, der Rest war für ein geteiltes Büro zu starr
Warum ich es überhaupt versucht habe
Die Arbeit außerhalb der Kurse besteht aus Anmeldungen, Abrechnungen, Absprachen und Texten. Vier davon vertragen Unterbrechung gut, einer nicht. Genau bei dem einen war ich am langsamsten geworden, ohne dass mir die Ursache aufgefallen wäre.
Auffällig war der Abend. Ich hatte den ganzen Tag gearbeitet und konnte am Abend nicht sagen, woran. Dieses Gefühl kannte ich aus Kursen, in denen Teilnehmende dasselbe beschreiben, und ich hatte es bis dahin für ein Zeitproblem gehalten. Es war keines.
Der Versuch sollte deshalb nicht mehr Leistung bringen. Er sollte klären, wie oft der Faden reißt, wer ihn abreißt und wie viel von der Zerfaserung tatsächlich am Betrieb liegt.
Was Monotasking hier bedeutet und was nicht
Gemeint ist eine schlichte Regel: eine Aufgabe zur Zeit, bis ein vorher gesetzter Punkt erreicht ist. Nicht gemeint ist Langsamkeit, nicht gemeint ist Unerreichbarkeit, und nicht gemeint ist eine besondere innere Haltung.
Das ist die Abgrenzung, die mir wichtig war. Der Begriff wird häufig mit Achtsamkeit gleichgesetzt, und dann geht es plötzlich um Präsenz und Gegenwärtigkeit, obwohl die Frage ganz nüchtern lautet: Wie viele Wechsel pro Stunde, und wer verursacht sie?
Auch die Gegenseite braucht eine Abgrenzung. Was im Alltag Multitasking heißt, ist im Büro selten wirklich gleichzeitig. Es ist ein schneller Wechsel zwischen Aufgaben, und die Kosten entstehen an den Übergängen. Wer eine Aufgabe ablegt und eine andere aufnimmt, trägt jedes Mal einen Teil der alten mit.
Monotasking Selbstversuch: die sechs Regeln
Die Regeln standen vor Beginn auf einem Blatt an der Wand. Ich habe sie im Büro angekündigt, weil vier davon andere Menschen betreffen und weil stille Änderungen im Umgang miteinander als Unfreundlichkeit ankommen.
- Ein Fenster. Nur die Anwendung geöffnet, in der die Aufgabe liegt. Alles andere geschlossen, nicht kleingeklickt.
- Telefon in der Schublade. Ton aus, ein einziger Kontakt darf durchklingeln.
- Post in drei Fenstern. Halb zehn, eins, halb fünf, jeweils zwanzig Minuten, dazwischen geschlossen.
- Antwortzusage statt Sofortantwort. Im Chat eine Rückmeldung innerhalb von zwei Stunden, vorher angekündigt.
- Der Parkzettel. Alles, was mir einfällt, kommt auf einen Zettel und wird nicht sofort erledigt.
- Blöcke von fünfundvierzig Minuten. Wecker stellen, am Ende aufstehen, fünf Minuten weg vom Tisch.
Regel fünf war die einzige, die von Anfang an ohne Widerstand lief. Regel eins fiel mir am schwersten, und zwar aus einem Grund, den ich nicht erwartet hatte: Das geschlossene Postfach war nicht das Problem, das ungeöffnete Fenster daneben schon.
Was ich gemessen habe, und was nicht ging
Fünf Größen, alle von Hand auf einem Zettel. Erstens Selbstunterbrechungen, also jeder Wechsel, den niemand von außen ausgelöst hat. Zweitens Fremdunterbrechungen: Ansprache im Raum, Telefon, Nachricht, die tatsächlich durchkam.
Drittens die längste ununterbrochene Einheit des Tages, abgelesen am Wecker. Viertens die Zahl der Aufgaben, die von der Tagesliste tatsächlich abgehakt wurden. Fünftens eine Zahl von null bis zehn am Abend zur Frage, wie zerfasert der Tag sich anfühlte.
Nicht messen konnte ich die Qualität. Ob ein Text besser wird, wenn er in zwei Sitzungen statt in neun entsteht, lässt sich mit einer Strichliste nicht klären. Ich habe stattdessen notiert, wie viel ich am Folgetag umschreiben musste, und diese Angabe ist die weichste im ganzen Protokoll.
Woche eins, und wo sie schwierig wurde
Die ersten beiden Tage waren unangenehm auf eine Art, mit der ich nicht gerechnet hatte. Der Impuls, das Postfach zu öffnen, kam nicht aus Pflichtgefühl, sondern immer dann, wenn eine Aufgabe zäh wurde. Der Wechsel war keine Ablenkung, er war eine Fluchtbewegung.
Am dritten Tag fiel die erste Regel. Es war der Anmeldeschluss für einen Kurs, und ich habe das Postfach an diesem Tag ungefähr fünfzehnmal geöffnet. Rückblickend war das die richtige Entscheidung und die falsche Regel: An einem Tag mit laufender Anmeldung ist ein Postfach kein Nebenschauplatz, sondern die Aufgabe selbst.
Ab Tag vier lief es ruhiger. Der Parkzettel füllte sich mit Dingen, die ich sonst sofort erledigt hätte, und am Abend war etwa die Hälfte davon erledigt und die andere Hälfte hatte sich von selbst geklärt. Diese Beobachtung hat mich mehr überrascht als alles andere in den zwei Wochen.
Woche zwei, und der Rückfall in der Mitte
In der zweiten Woche fielen drei Regeln. Am neunten Tag lag das Telefon wieder auf dem Tisch, weil ein Kind krank war; das war eine bewusste Entscheidung und keine Nachlässigkeit. Regeln, die im Krankheitsfall gelten sollen, hätte ich vorher formulieren müssen.
Am elften Tag hatte ich zwei Fenster offen, eine Tabelle und einen Text, die zusammengehörten. Das war kein Rückfall, sondern der Beleg dafür, dass Regel eins zu grob war. Eine Aufgabe ist nicht dasselbe wie ein Fenster, und der Unterschied fällt erst auf, wenn man es aufschreibt.
Am zwölften Tag habe ich den Wecker ignoriert und drei Stunden durchgearbeitet, weil es lief. Am Folgetag habe ich einen guten Teil davon umgeschrieben. Der Bruch von Regel sechs war der einzige, der mich tatsächlich etwas gekostet hat, und zwar in beide Richtungen: keine Pause und ein schlechteres Ergebnis. Was Pausen im Arbeitstag leisten, steht ausführlicher in unserem Beitrag über die Bedeutung von Pausen.
Die Zahlen aus vierzehn Tagen
Ich gebe Spannen an, keine Mittelwerte. Eine Strichliste, die man selbst führt, ist ungenau, und sie wird genauer, je länger man sie führt, was den Vergleich zwischen erster und zweiter Woche zusätzlich verzerrt.
| Messgröße | Woche eins | Woche zwei |
|---|---|---|
| Selbstunterbrechungen pro Tag | meist zwanzig bis dreißig | meist zehn bis zwanzig |
| Fremdunterbrechungen pro Tag | vier bis neun | drei bis acht |
| längste Einheit am Stück | selten über zwanzig Minuten | an vier Tagen über vierzig Minuten |
| Regeln gebrochen | an zwei Tagen | an drei Tagen |
| Zerfaserung am Abend, null bis zehn | überwiegend im oberen Drittel | überwiegend in der Mitte |
| abgehakte Aufgaben pro Tag | unverändert | unverändert |
Die letzte Zeile ist die wichtigste. Ich habe in zwei Wochen nicht mehr geschafft. Verändert hat sich, wie der Tag sich anfühlte und wie viel ich am Folgetag korrigieren musste. Wer sich von einer solchen Umstellung mehr Durchsatz verspricht, wird enttäuscht.
Der Parkzettel, und was aus den Einträgen wurde
Von allen sechs Regeln war diese die billigste und die wirksamste. Ein Blatt neben der Tastatur, eine Zeile pro Einfall, ohne Bewertung und ohne Reihenfolge. Alles, was mir während einer Aufgabe einfiel, wanderte dorthin statt in eine sofortige Erledigung.
Nach vierzehn Tagen habe ich die Zettel durchgesehen und die Einträge in drei Gruppen sortiert. Etwa die Hälfte war am selben Abend erledigt, meist in wenigen Minuten am Stück. Ein gutes Viertel hatte sich von selbst geklärt, weil jemand anders die Sache übernommen oder weil sich die Lage geändert hatte.
Der Rest, ungefähr ein Viertel, war nie wichtig gewesen. Genau diese Gruppe hat mich am meisten beschäftigt, denn ohne den Zettel hätte ich jeden dieser Einfälle im Moment seines Auftauchens erledigt, mitten in einer anderen Aufgabe, und ihn anschließend für notwendig gehalten.
Die Unterbrechungen kamen überwiegend von mir
Das Verhältnis war deutlicher, als mir lieb war. Auf jede Unterbrechung von außen kamen mehrere, die ich selbst ausgelöst hatte, und die meisten davon lagen im Moment einer Stockung: Ein Satz ging nicht weiter, und die Hand war schon unterwegs.
Diese Beobachtung verschiebt den ganzen Gegenstand. Solange ich Unterbrechung für etwas hielt, was mir zustößt, war die Antwort eine Tür, ein Kopfhörer oder eine Regel für die anderen. Wenn der größere Teil bei mir liegt, ist die Antwort eine andere: bemerken, dass es gerade zäh wird, und die Hand liegen lassen.
Praktisch hat mir dabei ein einziger Satz geholfen, den ich mir an den Bildschirmrand geklebt habe: Das ist Stocken, nicht Fertigsein. Er ersetzt keine Regel, aber er trifft den Moment, in dem der Wechsel entsteht. Kleine Übungen für solche Momente sammelt unser Beitrag über Achtsamkeitstechniken für hektische Tage.
Was im gemeinsamen Büro gescheitert ist
Regel vier hat den größten Ärger gemacht. Eine Antwortzusage innerhalb von zwei Stunden klingt großzügig und ist es im Chat auch. Im Raum funktioniert sie nicht: Wer neben mir steht und eine Frage stellt, bekommt keine Zusage, sondern eine Antwort, und alles andere ist unhöflich.
Regel drei kollidierte mit der Arbeitsweise der anderen. In einem Büro, in dem Absprachen über kurze Nachrichten laufen, verschiebt ein geschlossenes Postfach die Wartezeit auf andere. Zweimal hat jemand deshalb länger gewartet als nötig, und beide Male war mein Versuch die Ursache.
Daraus folgt die einzige Empfehlung, die ich nach zwei Wochen guten Gewissens geben kann: Solche Regeln sind Absprachen, keine Privatsache. Wer sie allein einführt, verlagert Kosten auf andere, und die Umstellung hält keine drei Wochen. Zum weiteren Rahmen passt unser Text über den bewussten Umgang mit digitalen Kanälen.
Was die Forschung zu Aufgabenwechseln hergibt
In Laborversuchen zum Aufgabenwechsel ist der Befund stabil: Wer zwischen zwei Aufgaben hin und her springt, braucht für den ersten Durchgang nach dem Wechsel länger und macht mehr Fehler als bei durchgehender Bearbeitung. Diese Wechselkosten sind gut untersucht.
Die Übertragung auf einen Arbeitstag ist weniger eindeutig. Laboraufgaben dauern Sekunden, Büroaufgaben Stunden, und die Unterbrechungen im Büro sind selten zufällig verteilt. Aus den Laborwerten lässt sich deshalb keine Minutenzahl für den Schreibtisch ableiten, auch wenn genau das ständig gemacht wird.
Die Zahl, die in Vorträgen kursiert und angeblich angibt, wie lange man nach einer Störung bis zur vollen Konzentration braucht, stammt aus Beobachtungsstudien in Büros und beschreibt etwas anderes, nämlich die Zeit bis zur Rückkehr an die ursprüngliche Aufgabe. In Feldstudien findet sich außerdem der Befund, dass unterbrochene Arbeit nicht zwangsläufig länger dauert, aber als gehetzter und anstrengender erlebt wird. Genau das deckt sich mit meinem Protokoll.
Was sich gehalten hat
Zwei Regeln sind geblieben. Der Parkzettel, weil er nichts von anderen verlangt und weil sich die Hälfte der Einträge ohnehin erledigt. Und der Wecker, allerdings ohne die feste Länge: Ich stelle ihn auf das Ende einer Einheit, nicht auf fünfundvierzig Minuten.
Eine dritte Sache ist neu dazugekommen und stand in keiner Regel. Ich lege abends fest, womit der nächste Vormittag beginnt, in einem Satz mit Gegenstand. Das ersetzt die Viertelstunde, in der ich sonst das Postfach als Anlauf benutzt habe.
Die übrigen vier Regeln habe ich fallen lassen. Sie waren zu grob für ein Büro mit drei Menschen, und eine Regel, die nur an ruhigen Tagen funktioniert, ist keine Regel, sondern eine Bevorzugung ruhiger Tage.
Was ich beim nächsten Mal anders aufsetzen würde
Zuerst die Ausnahmen. Regeln ohne Ausnahmeklausel werden nicht eingehalten, sie werden gebrochen, und der Unterschied ist nicht kosmetisch: Eine vorher benannte Ausnahme bleibt eine Entscheidung, ein Bruch fühlt sich wie Scheitern an und beendet den Versuch häufig ganz.
Dann die Einheit. Ich würde nicht mehr in Fenstern denken, sondern in Abschnitten mit einem vorher gesetzten Endpunkt: bis dieser Absatz steht, bis diese Liste vollständig ist. Der Wecker misst dann die Obergrenze und nicht die Länge.
Und ich würde die zweite Woche anders anlegen. Zwei gleiche Wochen liefern kaum Vergleich, weil die erste ohnehin von der Umstellung geprägt ist. Sinnvoller wäre eine Woche nach Regeln, eine Woche ohne, und danach noch einmal eine mit, jeweils mit derselben Strichliste.
Für wen der Versuch nichts bringt
Wer keine Aufgaben hat, die längere Strecken verlangen, spart sich den Aufwand. In Tätigkeiten, die aus vielen kurzen Vorgängen bestehen, ist häufiges Wechseln nicht das Problem, sondern die Arbeit.
Wenig hilfreich ist der Versuch auch dort, wo die Unterbrechungen zum Auftrag gehören: an Empfang, Telefon, in der Pflege, im Kundenkontakt, in Bereitschaftsdiensten. Dort ist eine Regel für ungestörte Blöcke keine Frage der Selbstorganisation, sondern eine Frage der Arbeitsorganisation und gehört entsprechend besprochen; Material dazu veröffentlicht die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.
Und er ersetzt keine Abklärung. Wenn Konzentrationsprobleme seit Jahren bestehen, in verschiedenen Lebensbereichen auftreten und sich unabhängig von der Umgebung zeigen, ist ein Selbstversuch der falsche Weg. Das gehört in eine hausärztliche oder psychotherapeutische Praxis, und zwar mit dem Protokoll in der Hand statt mit einer Vermutung aus dem Netz.
Häufige Fragen
Muss ich für so einen Versuch wirklich Striche zählen?
Ohne Zählen bleibt nur der Eindruck, und der täuscht in diesem Bereich zuverlässig. Ich hätte vorher geschätzt, dass die Hälfte der Unterbrechungen von außen kommt. Ein Zettel mit zwei Spalten reicht, und nach drei Tagen läuft das Mitschreiben nebenbei.
Wie lange sollte so ein Versuch dauern?
Zwei Wochen sind knapp, aber ausreichend, um die eigenen Muster zu sehen. Für eine Aussage über den Ertrag wären sie zu kurz. Wer prüfen will, ob sich Arbeitsergebnisse ändern, braucht deutlich länger und ein besseres Maß als eine Strichliste.
Was mache ich, wenn ich eine Regel gebrochen habe?
Aufschreiben, mit Datum und Grund, und weitermachen. Die fünf Regelbrüche waren der lehrreichste Teil des Protokolls, weil sie gezeigt haben, welche Regeln an der Wirklichkeit vorbeigingen. Ein Versuch ohne Brüche wäre entweder zu leicht angesetzt oder unehrlich aufgeschrieben.
Bringt eine Anwendung, die Ablenkungen sperrt, dasselbe?
Sie hilft gegen den Teil, der über den Bildschirm läuft, und lässt den Teil unberührt, der im Kopf beginnt. Bei mir lag der größere Anteil im Kopf. Sinnvoll ist eine Sperre deshalb als Stütze, nicht als Ersatz für die Beobachtung, wann der Impuls entsteht.
Wie kündige ich das im Team an, ohne unangenehm zu wirken?
Kurz, mit Zeitraum und mit dem Angebot, es nach zwei Wochen gemeinsam anzusehen. Wichtig ist der Satz, der die Erreichbarkeit regelt: Wer weiß, dass er innerhalb von zwei Stunden eine Antwort bekommt, wartet entspannter als jemand, der nichts weiß.
Hat sich Ihre Stimmung durch die Umstellung verändert?
Der Abendwert ist gesunken, also fühlten sich die Tage weniger zerfasert an. Über die Stimmung sagt das wenig, und eine Strichliste über vierzehn Tage taugt für eine solche Aussage ohnehin nicht. Halten würde ich nur den einen Satz: Ich konnte abends wieder sagen, woran ich gearbeitet habe.
