Eine Patientin hat in vier Wochen achtzehn Praxen angerufen. Sechsmal ist niemand drangegangen, achtmal lief ein Anrufbeantworter mit Sprechzeiten, viermal hat sie eine Auskunft bekommen. Zwei davon nehmen keine neuen Anmeldungen, zwei führen eine Liste, deren Länge niemand beziffern wollte.
Diese Erfahrung ist so verbreitet, dass viele Menschen die Suche nach dem zweiten oder dritten Anlauf abbrechen und annehmen, es gebe keinen Weg. Es gibt einen, er ist nur nicht selbsterklärend, und die Reihenfolge der Schritte entscheidet darüber, wie lange er dauert.
Was folgt, ist der Ablauf im deutschen System: von der psychotherapeutischen Sprechstunde über die Terminservicestelle bis zum Kostenerstattungsverfahren, mit dem, was unterwegs dokumentiert werden sollte. Nicht schön, aber vollständig, und an den Stellen mit realistischen Angaben, an denen Erwartungen sonst enttäuscht werden.
- Erster Schritt: psychotherapeutische Sprechstunde, nicht die Suche nach einem Therapieplatz
- Das Dokument: die schriftliche Information am Ende der Sprechstunde, aufbewahren
- Rufnummer: 116 117, Terminservicestellen der Kassenärztlichen Vereinigungen
- Was vermittelt wird: Sprechstunde und kurzfristige Behandlung, nicht die Langzeittherapie
- Eigene Suche: Liste mit Datum, Praxis und Antwort, von Anfang an
- Wartezeit: im Mittel mehrere Monate, mit erheblichen regionalen Unterschieden
- Bei Zuspitzung: Akutbehandlung, ärztlicher Bereitschaftsdienst, im Notfall 112
Warum der Weg so unübersichtlich ist
Die Suche scheitert häufig an einer falschen Vorstellung vom Ablauf. Die meisten Menschen suchen zuerst einen Therapieplatz, also den Platz für eine Behandlung über Monate. Das ist der letzte Schritt und nicht der erste, und deshalb entsteht der Eindruck, überall verschlossene Türen vorzufinden.
Seit einer Reform der Psychotherapie-Richtlinie im Jahr 2017 ist eine Vorstufe vorgeschrieben: die psychotherapeutische Sprechstunde. Sie ist niedrigschwelliger, kürzer und in der Regel schneller zu bekommen, und ohne sie geht es formal nicht weiter. Zuständig für diese Regeln ist der Gemeinsame Bundesausschuss.
Dazu kommt, dass drei Zugänge nebeneinander bestehen und unterschiedliche Dinge leisten: die eigene Suche, die Terminservicestelle und das Kostenerstattungsverfahren. Wer sie nacheinander abarbeitet statt parallel, verliert Monate. Wer weiß, was jeder Weg kann, spart sich die Enttäuschung an der falschen Stelle.
Was Sie vorher zusammenstellen sollten
Der Aufwand dafür liegt bei einer halben Stunde und erspart später mehrere Anrufe. Gebraucht werden die Versichertenkarte, ein Blatt für die Praxisliste und eine ehrliche Aufstellung Ihrer erreichbaren Zeiten.
Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Wer nur Termine nach 17 Uhr annehmen kann, hat einen deutlich kleineren Kreis an Praxen zur Verfügung. Es lohnt sich, vorher zu klären, ob eine Freistellung für Termine während der Arbeitszeit möglich ist, weil das die Suche spürbar verkürzt.
Notieren Sie außerdem in drei bis fünf Sätzen, worum es geht: seit wann, was sich verändert hat, was im Alltag nicht mehr gelingt. Diese Notiz ist für Sie, nicht für die Praxis. Sie hilft am Telefon, wenn die Frage nach dem Anliegen kommt und der Kopf leer wird.
Therapieplatz finden: der Ablauf in sieben Schritten
Die folgende Reihenfolge ist die kürzeste, die das System hergibt. Die Schritte drei bis fünf laufen parallel, nicht nacheinander.
- Termin in einer psychotherapeutischen Sprechstunde vereinbaren, direkt in einer Praxis oder über die Terminservicestelle unter 116 117.
- Sprechstunde wahrnehmen und die schriftliche Information am Ende mitnehmen. Ohne dieses Dokument fehlt für die weiteren Schritte die Grundlage.
- Mit diesem Dokument erneut bei der Terminservicestelle anrufen und um Vermittlung bitten.
- Parallel eine eigene Praxisliste abtelefonieren und jede Antwort mit Datum festhalten.
- Auf Wartelisten setzen lassen und einen Rhythmus für das Nachfassen festlegen, etwa alle drei Wochen.
- Probatorische Sitzungen wahrnehmen, sobald ein Platz in Aussicht steht, und dort die offenen Fragen klären.
- Wenn nach mehreren Monaten nichts zustande kommt: Kostenerstattung prüfen und den Antrag vor Behandlungsbeginn stellen.
Der häufigste Fehler liegt zwischen Schritt zwei und drei. Viele nehmen die Sprechstunde wahr, bekommen die Empfehlung für eine Behandlung und warten dann darauf, dass sich die Praxis meldet. Der nächste Schritt liegt jedoch bei Ihnen.
Die psychotherapeutische Sprechstunde
Die Sprechstunde dient der Klärung, ob eine behandlungsbedürftige Störung vorliegt und welche Schritte sinnvoll sind. Für Erwachsene sind mindestens 50 Minuten vorgesehen, die sich in Einheiten von 25 Minuten aufteilen lassen, häufig auf zwei oder drei Termine verteilt.
Sie ist keine Behandlung und kein Vorstellungsgespräch. Es wird nicht erwartet, dass Sie die Vorgeschichte vollständig darstellen. Gefragt wird nach dem aktuellen Anliegen, nach der Dauer, nach Beeinträchtigungen im Alltag und nach bisherigen Behandlungen.
Für den Zugang brauchen Sie keine Überweisung. Sie können direkt in einer Praxis anfragen, und viele Praxen halten dafür feste telefonische Zeiten vor, oft zwei bis vier Stunden pro Woche. Diese Zeiten sind auf den Internetseiten der Kassenärztlichen Vereinigungen hinterlegt.
Das Dokument, das Sie danach in der Hand halten
Am Ende der Sprechstunde erhalten Sie eine schriftliche Information über das Ergebnis. Darin steht, ob eine Behandlung empfohlen wird, welche Art von Behandlung in Frage kommt und wie dringend die Lage eingeschätzt wird.
Dieses Blatt ist der Schlüssel für alles Weitere. Die Terminservicestelle vermittelt nur mit dieser Unterlage, weil darauf ein Code steht, der für die Vermittlung gebraucht wird. Ohne das Dokument beginnt der Weg von vorn.
Bewahren Sie es auf, auch wenn Sie zunächst nicht weitermachen wollen, und machen Sie eine Kopie oder ein Foto. Es geht regelmäßig verloren, und die Praxis, die es ausgestellt hat, ist nach Monaten nicht immer erreichbar.
Die Terminservicestelle unter 116 117
Die Terminservicestellen werden von den Kassenärztlichen Vereinigungen betrieben und sind bundesweit unter der Rufnummer 116 117 erreichbar, ohne Vorwahl und ohne Kosten für das Gespräch. Vermittelt wird nach Wohnort, nicht nach Wunschpraxis. Informationen und Online-Zugänge stehen auf der Seite der Terminservicestellen.
Vermittelt werden Termine in der psychotherapeutischen Sprechstunde und, wenn dort eine zeitnahe Behandlung als erforderlich eingestuft wurde, weitere Termine im Anschluss. Die Vermittlung erfolgt an eine Praxis in zumutbarer Entfernung, wobei Sie kein Recht auf eine bestimmte Praxis oder ein bestimmtes Verfahren haben.
Wichtig ist die Begrenzung: Die Terminservicestelle vermittelt keinen Platz für eine Langzeittherapie. Sie öffnet die Tür und überbrückt, den Platz für die eigentliche Behandlung müssen Sie in aller Regel selbst finden. Wer das vorher weiß, ist nach dem Anruf weniger enttäuscht.
Selbst suchen: wie eine Praxisliste aufgebaut wird
Die Suchfunktionen der Kassenärztlichen Vereinigungen listen die zugelassenen Praxen nach Ort, Verfahren und Altersgruppe. Ergänzend führen die Psychotherapeutenkammern der Länder Verzeichnisse. Beides ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.
Legen Sie eine Liste mit dreißig bis vierzig Praxen an, sortiert nach Entfernung, und arbeiten Sie sie in Blöcken ab. Fünf Anrufe pro Tag sind machbar, dreißig an einem Nachmittag nicht, und der Ton am fünfundzwanzigsten Anruf ist ein anderer als am zweiten.
Halten Sie sich an die telefonischen Sprechzeiten. Anrufe außerhalb dieser Zeiten landen im Anrufbeantworter und werden selten beantwortet, weil in den Behandlungsstunden niemand ans Telefon geht. Diese eine Regel erhöht die Trefferquote deutlicher als jede Formulierung.
Der Anruf: was in dreißig Sekunden gesagt wird
Kurz und in dieser Reihenfolge: Name, Krankenkasse, dass Sie die Sprechstunde bereits hatten, was empfohlen wurde, und die Frage nach einem Platz oder einer Warteliste. Danach eine Pause, damit die Praxis antworten kann.
Fragen Sie am Ende jedes Gesprächs zwei Dinge: ob ein Rückruf möglich ist, wenn ein Platz frei wird, und ob eine andere Praxis in der Nähe gerade aufnimmt. Die zweite Frage bringt häufiger etwas ein als erwartet, weil Praxen untereinander wissen, wo Kapazität entsteht.
Was Sie am Telefon nicht schildern müssen, sind Einzelheiten. Eine kurze Angabe zum Anliegen genügt. Die ausführliche Darstellung gehört in die Sprechstunde und in die probatorischen Sitzungen, nicht in ein Gespräch mit einer Praxiskraft zwischen zwei Terminen.
Was Sie unterwegs dokumentieren sollten
| Was | Warum | Wofür später gebraucht |
|---|---|---|
| Datum jedes Anrufs | belegt den zeitlichen Verlauf | Antrag auf Kostenerstattung |
| Name der Praxis und Verfahren | verhindert Doppelanrufe | eigene Übersicht, Nachfassen |
| Antwort im Wortlaut | Absage, Warteliste oder Frist | Nachweis fehlender Kapazität |
| Genannte Wartezeit | macht die Lage vergleichbar | Begründung der Dringlichkeit |
| Schriftliche Information der Sprechstunde | Grundlage aller Schritte | Vermittlung und Antrag |
| Datum der Anfrage bei der Kasse | hält die Frist fest | Widerspruch bei Ablehnung |
Ein Blatt Papier genügt. Der Aufwand pro Anruf liegt bei zwanzig Sekunden, und ohne diese Aufzeichnung ist der Weg über die Kostenerstattung praktisch nicht zu gehen.
Fünf Stellen, die bei der Suche selten geprüft werden
Wenn die Liste abtelefoniert ist und nichts dabei war, ist der Kreis meist noch nicht ausgeschöpft. Fünf Zugänge werden regelmäßig übersehen, und zwei davon haben spürbar kürzere Wartezeiten als die klassische Einzelpraxis.
- Ausbildungsambulanzen: Institute, die Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten ausbilden, behandeln unter Supervision und nehmen häufiger auf
- Gruppentherapie: als Kassenleistung möglich, oft kürzere Wartezeit, und in vielen Praxen sind Gruppenplätze eher frei als Einzelplätze
- Der Nachbarkreis: die Praxisdichte endet nicht an der Stadtgrenze, und dreißig Minuten Fahrt können Monate sparen
- Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie: für junge Erwachsene bis zur Altersgrenze eine zusätzliche Gruppe von Praxen
- Psychosomatische Rehabilitation: ein eigener Weg über die Rentenversicherung, der neben der ambulanten Suche läuft
Der Punkt mit der Gruppentherapie stößt oft auf Widerstand, und das ist nachvollziehbar. In der Sache lohnt die Frage trotzdem, weil das Format eigene Wirkfaktoren hat und in vielen Fällen nicht die zweite Wahl ist, sondern eine andere.
Akutbehandlung und Überbrückung
Für zugespitzte Situationen gibt es die psychotherapeutische Akutbehandlung. Sie umfasst bis zu 24 Einheiten von je 25 Minuten, läuft ohne Gutachterverfahren und wird auf eine anschließende Kurzzeittherapie angerechnet. Ob sie in Frage kommt, wird in der Sprechstunde festgestellt.
Daneben bestehen Angebote, die keine Behandlung sind und trotzdem tragen: kommunale und kirchliche Beratungsstellen, sozialpsychiatrische Dienste der Gesundheitsämter und Ambulanzen an Kliniken und Hochschulen. Die Wege dorthin sind oft kürzer, und die Beratung ist in der Regel kostenfrei.
Für die Zeit dazwischen können auch Gruppenangebote und Selbsthilfe entlasten, ohne die Behandlung zu ersetzen; dazu haben wir einen Text über Selbsthilfegruppen. Digitale Anwendungen decken einen weiteren Teil ab, mit klaren Grenzen, die unser Beitrag zu Therapie-Apps beschreibt.
Kostenerstattung nach dem Sozialgesetzbuch
Wenn die gesetzliche Krankenversicherung eine notwendige Leistung nicht rechtzeitig erbringen kann, sieht das Sozialgesetzbuch V in § 13 Absatz 3 vor, dass die Kosten für eine selbst beschaffte Behandlung erstattet werden. Praktisch bedeutet das: Behandlung in einer Praxis ohne Kassenzulassung, bezahlt von der Kasse.
Der Weg ist an Bedingungen geknüpft. Gebraucht werden die schriftliche Information aus der Sprechstunde mit dem Hinweis auf die Behandlungsbedürftigkeit, der dokumentierte Nachweis, dass zugelassene Praxen keinen zeitnahen Platz hatten, und häufig ein ärztlicher Bericht. Wie viele Absagen genügen, handhaben die Kassen unterschiedlich.
Zwei Punkte entscheiden über den Ausgang. Der Antrag muss vor Beginn der Behandlung gestellt und die Entscheidung abgewartet werden. Und eine Ablehnung ist nicht das Ende: Gegen den Bescheid ist ein Widerspruch möglich, für den die Frist im Bescheid steht. Beratung dazu bieten Verbraucherzentralen und die Unabhängige Patientenberatung.
Wartezeiten realistisch einordnen
Zwischen der ersten Anfrage und dem Beginn einer Richtlinientherapie liegen nach den vorliegenden Erhebungen im Mittel mehrere Monate. Der Wert schwankt stark: In Großstädten mit hoher Praxisdichte ist er kürzer, in ländlichen Regionen und in Teilen Ostdeutschlands deutlich länger.
Kürzer sind die Wege zur Sprechstunde und zur Akutbehandlung, weil beide für den schnellen Zugang geschaffen wurden. Wer die Reihenfolge einhält, bekommt daher meist innerhalb weniger Wochen ein erstes Gespräch, auch wenn die eigentliche Behandlung später beginnt.
Was die Wartezeit verkürzt, sind drei unspektakuläre Dinge: Flexibilität bei den Terminzeiten, die Bereitschaft, auch ein anderes als das gewünschte Verfahren zu beginnen, und regelmäßiges Nachfassen bei Praxen, die eine Liste führen. Welche Verfahren die Kasse trägt, ordnet unser Beitrag zu den Angststörungen für ein häufiges Anliegen ein.
Wenn es akut wird: wer wofür zuständig ist
Die Suche nach einem Platz ist kein Weg für eine Krise. Wenn sich die Lage zuspitzt, gelten andere Zuständigkeiten, und die sind kurzfristig erreichbar.
Außerhalb der Sprechzeiten ist der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116 117 zuständig. Viele Städte und Landkreise haben zusätzlich einen sozialpsychiatrischen Dienst oder einen Krisendienst; die Kontakte stehen auf den Seiten des Gesundheitsamts. Kliniken mit psychiatrischer Abteilung nehmen Menschen in akuten Krisen auch ohne Voranmeldung auf.
Bei Gedanken, sich das Leben zu nehmen, ist die Telefonseelsorge rund um die Uhr, kostenfrei und anonym unter 0800 1110111 und 0800 1110222 erreichbar. Bei akuter Gefahr für Leben oder Gesundheit gilt die 112. Diese Nummern sind keine Notlösung, sondern der vorgesehene Weg, und sie ersetzen keinen der Schritte in diesem Text, sondern stehen daneben.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Überweisung vom Hausarzt?
Für die psychotherapeutische Sprechstunde nicht. Sie können direkt in einer Praxis anfragen. Ein Gespräch in der hausärztlichen Praxis ist trotzdem sinnvoll, weil dort körperliche Ursachen abgeklärt werden, die ähnliche Beschwerden verursachen können.
Was kostet mich die Suche?
Sprechstunde, probatorische Sitzungen und Behandlung sind bei gesetzlich Versicherten Leistungen der Krankenkasse. Kosten entstehen erst, wenn Sie sich für eine Praxis ohne Kassenzulassung entscheiden, ohne dass die Kasse die Erstattung vorher bewilligt hat.
Zählt eine Absage auch, wenn die Praxis das falsche Verfahren anbietet?
Für die eigene Übersicht ja, für einen Antrag auf Kostenerstattung nur eingeschränkt. Verlangt wird der Nachweis, dass die als notwendig eingestufte Behandlung nicht rechtzeitig verfügbar war. Halten Sie deshalb bei jeder Absage fest, welches Verfahren die Praxis anbietet.
Kann ich mich auf mehrere Wartelisten setzen lassen?
Ja, und das ist üblich. Sagen Sie den übrigen Praxen ab, sobald Sie einen Platz haben, denn die Listen sind nur so brauchbar, wie sie gepflegt werden. Ein kurzer Anruf genügt.
Was ist mit Behandlung per Video?
Psychotherapie kann in bestimmtem Umfang als Videobehandlung erbracht werden, mit Vorgaben zur Technik und zum Datenschutz. Der erste Kontakt und einzelne Schritte müssen weiterhin persönlich stattfinden. Für Menschen in ländlichen Regionen erweitert das die Auswahl spürbar.
Ich bin privat versichert. Gilt derselbe Weg?
Die Abläufe unterscheiden sich. Umfang, Genehmigung und Erstattung richten sich nach dem Vertrag, und Terminservicestellen vermitteln in erster Linie für gesetzlich Versicherte. Klären Sie die Bedingungen vor Beginn mit Ihrer Versicherung, bei Beihilfeberechtigung zusätzlich mit der Beihilfestelle.
